Расчетные листки по электронной почте. Рассылка расчетных листков на электронную почту (e-mail)

Отправить расчетный листок на электронную почту - самый быстрый и удобный способ выполнить требование ТК. В некоторых бухгалтерских программах есть нужный функционал. Пошаговые инструкции - в статье.

Редакция журнала Главбух протестировала четыре бухгалтерских программы: Главбух Софт, продукты 1С и Контур.Бухгалтерия. На рассылку расчетных листков меньше всего трудозатрат и времени ушло в Главбух Софт. В 1С отправка тоже удобная, но перед этим нужно настроить учетную запись организации и саму рассылку - трудоемкий процесс. В Контур.Бухгалтерия массовой рассылки нет. Сравнительную таблицу и пошаговые инструкции смотрите ниже.

Таблица. Сравнение программ Главбух Софт, Контур.Бухгалтерия и продуктов 1С

Как в Главбух Софт отправить расчетный листок на электронную почту

В бухгалтерской программе Главбух Софт есть такой функционал. Ниже пошаговая инструкция.

Шаг 1. Убедитесь, что в Личных карточках сотрудников указаны электронные почты

Зайдите в модуль Кадры/Основные сведения . Проверьте, чтобы в личных карточках в блоке «Дополнительные сведения» были указаны электронные почты.

Шаг 2. Выберите сотрудника, от имени которого будет рассылка

Зайдите в модуль Зарплата/Сервис/Настройки , либо в Личный кабинет/Реквизиты/Настройки/По зарплате . В блоке «Рассылка по электронной почте» выберите сотрудника из списка.

Главбух Софт - это удобный сервис для ведения бухгалтерского, кадрового и товарного учета. Программа всегда актуальная, обновляется через интернет и не требует технического специалиста. По бухгалтерским и техническим вопросам вы в любой момент можете обратиться напрямую к разработчикам программы, а не к посредникам. Зарегистрируйтесь в программе за пару минут и сразу начинайте работать.

Инструкция для 1С:Бухгалтерия и 1С:Зарплата и управление персоналом

Прежде чем рассылать расчетные листки сотрудникам, в 1С нужно настроить учетную запись.

Шаг 1. Настройте учетную запись электронной почты организации

Зайдите в раздел Администрирование/Органайзер/Почта/Настройка системной учетной записи . В открывшейся форме введите Адрес почты, цель учетной записи, кто может использовать учетную запись и имя владельца. Нажмите «Определить параметры подключения автоматически (рекомендуется)». Дальше программа должна автоматически определить параметры подключения к почтовому ящику. Если этого не произошло, придется настроить параметры подключения вручную. Для этого может потребоваться программист.

Шаг 2. Проверьте электронные почты сотрудников

Для автоматической рассылки расчетных листков в карточках сотрудников должны быть электронные почты. Убедитесь, что они верны. Зайдите в поле «Email» в разделе Кадры/Сотрудники ссылка «Личные данные» или разделе Кадры/См. также/Физические лица/Адреса, телефоны .

Зайдите в раздел Зарплата/Отчеты по зарплате/Расчетный листок/Еще/Отправить/Создать рассылку отчетов или по кнопке «Отправить отчет по электронной почте»/Создать рассылку отчетов . Введите «Наименование», поставьте флажок «Подготовлена». В поле «Отправить» укажите вид рассылки. Заполните вкладки «Отчеты» и «Расписание». На закладке «Доставка» опишите все возможные способы доставки настраиваемой рассылки.

На закладке «Дополнительно» можно задать дополнительные настройки рассылки. Нажмите «Записать объект».

В разделе Администрирование/Печатные формы, отчеты и обработки/Рассылки отчетов по сохраненным настройкам запустите вручную, нажав кнопку «Выполнить сейчас». Также программа позволяет рассылать расчетные листки автоматически в заданное время. Для этого нужно соответственно настроить рассылку.

1С:Бухгалтерия - продукт, который позволят эффективно выполнять задачи бухгалтерской службы. 1С:Зарплата и управление персоналом - программа, позволяющая в комплексе персонала и реализацией кадровой политики.

Можно ли разослать расчетные листки из Контур.Бухгалтерия

В Контур.Бухгалтерия рассылать расчетные листки на электронные почты нельзя. Единственный вариант - выгрузить их и отправить отдельно каждому сотруднику со своей почты.

Контур.Бухгалтерия - удобный и простой сервис для небольших компаний.

Инструмент позволяет сформировать Расчетные листки сотрудников организаций за произвольный период времени и отправить их на адреса электронной почтовы сотрудников и/или руководителей.

Для сотрудников формируются краткие расчетные листки, а для руководителя - подробные листки для проведения анализа результатов расчетов, в которых помимо сумм начислений и оплаченного времени выводятся периоды действия начислений и исходные показатели для расчета (тарифные ставки, проценты оплаты и т.п.).

В шапке обработки необходимо выбрать Организацию и Период, за который будут формироваться расчетные листки.

После этого в дереве подразделений флажками помечаются нужные, при этом, автоматически заполняется список рассылки, сотрудниками из выбранных подразделений. В список не попадают увольенные, помещенные в архив или помеченные на удаление сотрудники. Руководители подразделений выделяются жирным шрифтом.

Руководителя подразделения можно задать в справочнике «Подразделения организаций».

Сотрудники, для которых не задан адрес электронной почты, и не удалось определить адрес электронной почты руководителя, выделяются красным цветом.

Адрес электронной почты сотрудника указывается в справочнике «Сотрудники».

Желтым цветом выделяются сотрудики, которым можно отправить расчетные листки, но которые не отмечены соответствующими флажками.

Расчетные листки формируются с использованием алгоритмов отчета «Расчетные листки организации» типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 8.2 и отправляются через стандартный сервис электронной почты конфигурации.

Использования отчета не требует внесение никаких изменений в типовую конфигурацию и никак не влияет на ее обновление.

Использовать инструмент достаточно просто. Существует по крайней мере два способа.

1. Можно каждый раз открывать файл внешней обработки (у пользователя должны быть соответствующие права) через меню «Файл - Открыть».

2. Можно зарегистрировать внешнюю обработку в справочнике «Дополнительные внешние обработки» через меню «Сервис - Дополнительные отчеты и обработки». Пользователь может подключить обработку к конфигурации самостоятельно.

Чтобы подключить новую внешнюю обработку, нужно зарегистрировать ее в указанном справочнике. Для этого из формы списка справочника следует открыть форму регистрации, нажав на кнопку «Добавить». В открывшемся окне нужно указать файл внешней обработки с расширением.epf (кнопка «Заменить файл внешней обработки»). В поле Наименование автоматически отобразится название подключенной внешней обработки, которое можно изменить вручную. В поле Вид нужно выбрать вид обработки «Обработка».

Сведения о подключенных обработках отображаются в форме списка справочника. Для использования подключенной внешней обработки по назначению следует открыть форму списка справочника внешних обработок и дважды щелкнуть мышью по нужной записи.

Внешняя обработка для Зарплаты и Управление Персоналом 2.5 (ЗУП). Не требует изменения конфигурации. Рекомендованная версия платформы 1С:Предприятия от 8.3.9.

Проверено на на платформе 1С:Предприятия 8.3.10.2699.

Позволяет отправить на электронную почту сотрудников расчетные листки по заработной плате, за определенный период по организации. Формирование расчетного листка производится средствами ЗУП, поэтому он идентичен тому, что формируется в программе.

Возможность отправлять расчетный листок (РЛ), как в теле письма (в тексте), так и вложением форматов pdf, docx, ods (много у кого используется свободный офис).

Список сотрудников заполняется автоматически, благодаря гибким настройкам отбора. Но существует и возможность ручной правки списка. Электронный адрес берется из карточки физического лица, там где указывается контактная информация. Но может быть заполнен вручную перед отправкой.

Присутствует возможность задания текста заголовка письма и подписи непосредственно из обработки. Настройки можно сохранять.

Реализована функция отправки писем по таймауту. Когда рассылается большое количество однотипных писем с одного адреса за короткий промежуток времени, почтовый сервер может определить вас как спамера и заблокировать не только эту рассылку, но и в целом адрес с которого шла рассылка, а так же отправить вас в спам-листы других почтовых серверов из за чего работа адреса может быть парализована. Таймаут (период времени) между отправкой может помочь этого избежать. Например, вы ставите таймаут между отправкой в 60 сек. и оставляете рассылку на ночь, т.к. она будет длительной. И обработка будет отправлять по одному письму в минуту, что снизит нагрузку на почтовый сервер и уменьшит вероятность блокировки вас как спамера. Рассылку можно прервать по клавишам Ctrl+Break.

Краткая инструкция:

Внешний вид.

1. Заполняете электронные адреса сотрудников. Справочники - ФизЛица

2. Настраиваете учетную запись для отправки эл. почты.

3. Выбираете как будет отправляться расч. листок. В тексте письма, одним из вложений или одновременно. Можно заполнить Шапку письма и Подпись.

В шапке можно использовать тег [ФизЛицо], при оправке он будет заменен на ФИО сотрудника которому отправляется письмо.

4. Отобрать сотрудников, отборы гибкие, при отборе будут заполнены данные по сотрудникам, в т.ч. e-mail если он был заполнен по пункту 1. Но если нет его можно прописать и вручную.

5. При необходимости установить таймаут, ВНИМАНИЕ, включение таймаута, "затормозит" рассылку т.к. между отправкой писем будет проходить период который вы установили в секундах. Программа в этот момент отвечать на действия не будет. Но она не "зависла". При включении таймаута > 0, может быть выведено следующее сообщение.

Это нормально, необходимо согласится, т.к. для задержки необходимо использование функций Windows, в частности для задержки времени без загрузки процессора используется ping. Если вы не уверены и эта функция вам не нужна, просто оставьте таймаут = 0

6. И последнее теперь достаточно нажать кнопку "Отправить расчетные листки" и запустится процесс отправки.

Письмо полученное пользователем может выглядеть так.

Здравствуйте! До сих пор мы выдавали сотрудникам расчетные листки на бумаге. Думаю над тем, как перейти на электронные расчетные листки, да и многие работники – «за». Правда, еще не определились, как именно. Но некоторые хотят получать расчетные листки по старинке. Как мне выйти из положения? Заставить я же никого не могу.

Мнение эксперта

Трудовой кодекс обязывает работодателя письменно сообщать работнику (ч. 1 ст. 136 ТК РФ):

• о составных частях заработной платы и других начислениях;
• размере и основаниях удержаний из зарплаты;
• сумме к выплате на руки.

Частью 2 статьи 136 Трудового кодекса установлена и форма извещения о зарплате - расчетный листок. Напомним, что у вас должен быть локальный нормативный акт, утверждающий форму расчетного листка.

Если бухгалтер не выдает работникам расчетные листки при выплате зарплаты, трудовая инспекция компанию оштрафует в размере до 50 000 руб. А сумму штрафа директор вправе взыскать с бухгалтера – об этом говорится в статье 238 Трудового кодекса.

Каким способом передать расчетный листок работнику, Трудовой кодекс не определяет. Вы вправе его распечатывать на бумаге или предоставлять в электронном виде.

Чтобы выдать бумажный документ, вы должны его распечатать и пригласить работника в бухгалтерию для получения.

В случае, если работник не подал такое заявление и не дал согласие на обработку персональных данных, он получает расчетный листок в бухгалтерии работодателя на бумажном носителе. Это следующий пункт.

Также пропишите срок хранения невостребованных расчетных листков. Он составляет пять лет (п. 412 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Расчетный листок в электронном виде можно:

• отправить по электронной почте;
• открыть в специальной программе;
• выложить в личном кабинете или на личной странице работника в Интернете.

То есть для начала вам нужно разобраться с программными средствами.

Компания вправе установить, что работники будут получать расчетные листки по электронной почте. Его можно высылать как на корпоративный адрес работника, так и на его личную почту (на какую почту – прописать). Работодатель вправе предоставить работнику возможность посмотреть расчетный листок в электронном виде в Интернете и распечатать его. Для этого компания предоставляет каждому работнику личный логин и пароль для доступа в программу, где формируются расчетные листки. Каждый работник должен получить доступ только к своим персональным данным. Отсюда он может распечатать свой расчетный листок.

Обратите внимание

Если бухгалтер не выдает работникам расчетные листки при выплате зарплаты, трудовая инспекция начислит компании штраф до 50 000 рублей. А сумму штрафа директор вправе взыскать с бухгалтера – об этом говорится в статье 238 Трудового кодекса.

Также расчетный листок можно размещать в личном кабинете или на личной странице работника в интернет-банке, если условие об этом прописано в положении об оплате труда компании. Каждый работник имеет доступ только к своему расчетному листку, тем самым обеспечивается сохранность персональных данных.

Форма расчетного листка нормативно не утверждена. Вы вправе разработать свою или использовать ту, которая имеется в вашей бухгалтерской программе. Применяемую форму не забудьте утвердить приказом.

Вот примерная форма расчетного листка:

В письме Минтруда РФ от 21.02.17 № 14–1/ООГ-1560 чиновники разъяснили, что работодатель имеет право уведомлять сотрудников о составе их заработной платы по электронной почте

Согласно законодательству работодатель обязан выплачивать сотрудникам заработную плату не реже двух раз в месяц. Как правило, при выплате второй части зарплаты - окончательного расчета по итогам прошедшего месяца выдается расчетный листок (ч. 1 ст. 136 ТК РФ). Трудовым кодексом РФ не закреплен порядок информирования работников о составных частях заработной платы. С недавних пор чиновники признали правомерным такое уведомление в электронном формате. Об этом подробнее расскажем в сегодняшнем материале.

Общие положения о расчетных листках

Для расчетных листков не существует унифицированного бланка, потому как компании, так и ИП имеют право разработать его самостоятельно.

При утверждении формы учитывается мнение представительного органа подчиненных, если такой существует в организации (ч. 2 ст. 136 ТК РФ). В любом случае расчетные листки 2017 обязаны содержать ряд обязательных сведений (ч. 1 ст. 136 ТК РФ):

• состав зарплаты в денежном эквиваленте (окладная часть, выплачиваемые премиальные, оплата за сверхурочные работы);
• иные разовые выплаты (отпускные начисления, оплата больничных листов, оплата аренды личного имущества и другие);
• удержания с указанием их причины (НДФЛ - обязательно, остальные удержания - при наличии. Например, взыскиваемые с сотрудника по исполнительному листу алименты или задолженности перед банковскими учреждениями, переданные приставам);
• сумма, выдаваемая сотруднику на руки за вычетом всех удержаний.

Выдача расчетных листков - обязанность каждого работодателя, если порядок нарушается - трудовые инспекторы могут оштрафовать компанию на 50 тысяч рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Судебные органы с таким положением дел согласны (по решению Свердловского областного суда от 20.01.16 № 72–98/2016 работодатель не смог оспорить штраф за невыдачу расчетных листков сотрудникам).

Электронные расчетные листки законны

В письме Минтруда РФ от 21.02.17 № 14–1/ООГ-1560 чиновники разъяснили, что работодатель имеет право уведомлять сотрудников о составе их заработной платы по электронной почте. Трудовому законодательству РФ такой формат ознакомления не противоречит.

Обязательным условием является обновление внутренних локальных актов и положений в связи с возникшими изменениями. Прописать, что расчетные листки будут выдаваться по электронке, можно и коллективном трудовом договоре, и в дополнениях к трудовым соглашениям с каждым работником. Также допустимо изменение утвержденного в компании положения о форме расчетного листка. Изменения нужно закрепить приказом и ознакомить каждого сотрудника под подпись. При этом данные поправки не ухудшают положение подчиненных, а значит, уведомлять их за два месяца до вступления изменений в силу не нужно (ст. 74 ТК РФ).

Стоит отметить, что комментируемое письмо - это первый документ от Минтруда, в котором признана правомерность электронной формы уведомления о частях зарплаты.

Программа для расчета зарплаты «Бухсофт: Заплата и кадры» обеспечит грамотный кадровый учет, а также оперативный и корректный расчет зарплаты с формированием всей необходимой отчетности.

Как выдавать расчетные листки электронно?

В Трудовом кодексе РФ звучит такая формулировка - сообщать сотрудникам о составных частях заработной платы нужно в письменной форме. Иных требований не указано. Таким образом, после отправки расчетки по электронной почте, сотрудники имеют возможность ознакомиться с ее содержанием и распечатать для личного хранения. Требование законодательства о письменном формате будет соблюдено.

Многие компании уже давно и успешно пользуются электронным документооборотом. Кроме электронной почты существуют и другие варианты, например, рассылка расчетных листков в личных сообщениях на компьютеры сотрудников через корпоративный сайт организации или разработка и внедрение программного обеспечения с доступом для каждого работника к личным документам. Стоит отметить, что суды согласны с подобными способами информирования (апелляционное определение Новосибирского областного суда от 05.06.14 № 33–4700/2014).

Конечно, не у каждого сотрудника учреждения есть личный компьютер, персональная электронная почта и доступ в интернет.

Потому бумажный вариант исключать совсем не нужно, трудовому законодательству не будет противоречить, если вы оставите оба варианта уведомления.

Чтобы обеспечить подтверждение выдачи расчеток сотрудникам по электронном почте, в используемой для отправки электронных писем программе нужно настроить обратную отправку сообщений с подтверждением о прочтении. Кроме того, проинструктируйте бухгалтера по зарплате об обязательном сохранении всех отправленных писем, при достаточном накоплении их можно заархивировать и хранить на сервере.