Можно ли расчетные листки отправлять по электронной почте. Можно ли рассылать расчетные листки по почте? Как выдавать расчетные листки

Внешняя обработка для Зарплаты и Управление Персоналом 2.5 (ЗУП). Не требует изменения конфигурации. Рекомендованная версия платформы 1С:Предприятия от 8.3.9.

Проверено на на платформе 1С:Предприятия 8.3.10.2699.

Позволяет отправить на электронную почту сотрудников расчетные листки по заработной плате, за определенный период по организации. Формирование расчетного листка производится средствами ЗУП, поэтому он идентичен тому, что формируется в программе.

Возможность отправлять расчетный листок (РЛ), как в теле письма (в тексте), так и вложением форматов pdf, docx, ods (много у кого используется свободный офис).

Список сотрудников заполняется автоматически, благодаря гибким настройкам отбора. Но существует и возможность ручной правки списка. Электронный адрес берется из карточки физического лица, там где указывается контактная информация. Но может быть заполнен вручную перед отправкой.

Присутствует возможность задания текста заголовка письма и подписи непосредственно из обработки. Настройки можно сохранять.

Реализована функция отправки писем по таймауту. Когда рассылается большое количество однотипных писем с одного адреса за короткий промежуток времени, почтовый сервер может определить вас как спамера и заблокировать не только эту рассылку, но и в целом адрес с которого шла рассылка, а так же отправить вас в спам-листы других почтовых серверов из за чего работа адреса может быть парализована. Таймаут (период времени) между отправкой может помочь этого избежать. Например, вы ставите таймаут между отправкой в 60 сек. и оставляете рассылку на ночь, т.к. она будет длительной. И обработка будет отправлять по одному письму в минуту, что снизит нагрузку на почтовый сервер и уменьшит вероятность блокировки вас как спамера. Рассылку можно прервать по клавишам Ctrl+Break.

Краткая инструкция:

Внешний вид.

1. Заполняете электронные адреса сотрудников. Справочники - ФизЛица

2. Настраиваете учетную запись для отправки эл. почты.

3. Выбираете как будет отправляться расч. листок. В тексте письма, одним из вложений или одновременно. Можно заполнить Шапку письма и Подпись.

В шапке можно использовать тег [ФизЛицо], при оправке он будет заменен на ФИО сотрудника которому отправляется письмо.

4. Отобрать сотрудников, отборы гибкие, при отборе будут заполнены данные по сотрудникам, в т.ч. e-mail если он был заполнен по пункту 1. Но если нет его можно прописать и вручную.

5. При необходимости установить таймаут, ВНИМАНИЕ, включение таймаута, "затормозит" рассылку т.к. между отправкой писем будет проходить период который вы установили в секундах. Программа в этот момент отвечать на действия не будет. Но она не "зависла". При включении таймаута > 0, может быть выведено следующее сообщение.

Это нормально, необходимо согласится, т.к. для задержки необходимо использование функций Windows, в частности для задержки времени без загрузки процессора используется ping. Если вы не уверены и эта функция вам не нужна, просто оставьте таймаут = 0

6. И последнее теперь достаточно нажать кнопку "Отправить расчетные листки" и запустится процесс отправки.

Письмо полученное пользователем может выглядеть так.

" № 6/2017

Комментарий к Письму Минтруда РФ от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560.

Письмом от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560 Минтруд подтвердил право работодателя выдавать работникам не бумажные расчетные листы, а электронные.

О выдаче электронных расчетных листков.

Напомним, что невыдача расчетного листа представляет собой нарушение трудового законодательства, которое влечет ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ в виде предупреждения или наложения штрафа:

на должностных лиц – в размере от 1 000 до 5 000 руб.;

на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.

Ранее считалось, что расчетный лист должен представлять собой именно письменный документ в бумажной форме, а направление расчетного листа по электронной почте не соответствовало требованиям законодательства. Такой вывод, в частности, содержался в Апелляционном определении Тюменского областного суда от 30.07.2012 № 33-3246/2012.

Однако в комментируемом письме Минтруд обратил внимание на тот факт, что Трудовой кодекс не регламентирует порядок извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок). Следовательно, работодатель вправе сам определить, в какой форме он будет передавать работнику соответствующую информацию. При этом обязательным условием является установление порядка извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок) посредством электронной почты в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте.

Форма расчетного листа утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Обратите внимание:

Применение неутвержденной формы расчетного листа является нарушением трудового законодательства (Постановление ВС РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3).

Отметим, что в соответствии со ст. 136 ТК РФ работодатель обязан выдавать расчетный лист при выплате заработной платы. По правилам ч. 6 этой статьи зарплата сотрудникам должна выдаваться не реже чем каждые полмесяца. Однако два раза в месяц выдавать расчетный листок не надо.

В Письме от 24.12.2007 № 5277-6-1 Роструд пояснил: при начислении и выплате работникам второй части заработной платы (как правило, в конце месяца) всем им должны быть выданы расчетные листы. Таким образом, по мнению Роструда, расчетные листы работодателю следует формировать и выдавать сотрудникам один раз в месяц (при окончательном расчете).

Дело в том, что именно в конце месяца известны все составляющие оплаты труда и можно сделать однозначный вывод о сумме удержаний из зарплаты работника.

Аналогичной позиции придерживается Минфин. В Письме от 10.04.2015 № 03-04-06/20406 финансисты отметили, что исчисление сумм НДФЛ по доходам в виде оплаты труда должен произвести в последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен данный доход. До истечения месяца доход в виде оплаты труда не может считаться полученным работником, соответственно, до окончания месяца агентом не может быть исчислен.

Обязанность выдать сотруднику расчетный лист в середине месяца может возникнуть у работодателя в ситуации увольнения работника. Это обусловлено тем, что в день прекращения с работником трудового договора работодатель обязан произвести с ним расчет, а именно выплатить все причитающиеся ему суммы (ст. 84.1, 140 ТК РФ). Если работник в день увольнения не работал, соответствующие суммы должны быть выплачены ему не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете. Часть указанной суммы составляет , не полученная сотрудником ко дню увольнения, значит, также требуется выдать ему расчетный лист.

Еще один важный момент, о котором нужно помнить при работе с расчетными листами: согласно п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» доходы физического лица отнесены к его персональным данным. Третьими лицами, получающими доступ к персональным данным, должна обеспечиваться конфиденциальность таких данных (ст. 7 упомянутого закона).

Перечень требований к работодателю при передаче персональных данных работника содержится в ст. 88 ТК РФ. В частности, работодатель обязан разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам. При этом указанные лица должны иметь право получать исключительно те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций.

Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Это значит, что в каждой организации необходимо принять положение о конфиденциальности персональных данных. Такое положение является документом, устанавливающим основные правила защиты сведений, составляющих персональные данные работников, обязательные для выполнения. Необходимость введения в действие указанного документа обусловлена требованиями гл. 14 ТК РФ.

Согласно п. 7 ст. 86 ТК РФ защита персональных данных сотрудников организации от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном обозначенным кодексом и иными федеральными законами. Пунктом 8 этой статьи установлено, что работники и их представители должны быть ознакомлены под подпись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

При поручении ответственным лицам выдачи расчетных листков (передачи их по электронной почте) их необходимо предупредить (под подпись) о необходимости сохранения режима секретности (конфиденциальности). Выдача расчетных листков лицами, не предупрежденными о необходимости сохранения режима секретности (конфиденциальности), является нарушением требований ТК РФ и означает, что работодатель не обеспечил защиту персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты.

По правилам ст. 90 ТК РФ лица, виновные в нарушении положений законодательства РФ в области персональных данных при обработке персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами. Нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) в силу ст. 13.11 КоАП РФ влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

на граждан – в размере от 300 до 500 руб.;

на должностных лиц – от 500 до 1 000 руб.;

на юридических лиц – от 5 000 до 10 000 руб.

В письме Минтруда РФ от 21.02.17 № 14–1/ООГ-1560 чиновники разъяснили, что работодатель имеет право уведомлять сотрудников о составе их заработной платы по электронной почте

Согласно законодательству работодатель обязан выплачивать сотрудникам заработную плату не реже двух раз в месяц. Как правило, при выплате второй части зарплаты - окончательного расчета по итогам прошедшего месяца выдается расчетный листок (ч. 1 ст. 136 ТК РФ). Трудовым кодексом РФ не закреплен порядок информирования работников о составных частях заработной платы. С недавних пор чиновники признали правомерным такое уведомление в электронном формате. Об этом подробнее расскажем в сегодняшнем материале.

Общие положения о расчетных листках

Для расчетных листков не существует унифицированного бланка, потому как компании, так и ИП имеют право разработать его самостоятельно.

При утверждении формы учитывается мнение представительного органа подчиненных, если такой существует в организации (ч. 2 ст. 136 ТК РФ). В любом случае расчетные листки 2017 обязаны содержать ряд обязательных сведений (ч. 1 ст. 136 ТК РФ):

• состав зарплаты в денежном эквиваленте (окладная часть, выплачиваемые премиальные, оплата за сверхурочные работы);
• иные разовые выплаты (отпускные начисления, оплата больничных листов, оплата аренды личного имущества и другие);
• удержания с указанием их причины (НДФЛ - обязательно, остальные удержания - при наличии. Например, взыскиваемые с сотрудника по исполнительному листу алименты или задолженности перед банковскими учреждениями, переданные приставам);
• сумма, выдаваемая сотруднику на руки за вычетом всех удержаний.

Выдача расчетных листков - обязанность каждого работодателя, если порядок нарушается - трудовые инспекторы могут оштрафовать компанию на 50 тысяч рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Судебные органы с таким положением дел согласны (по решению Свердловского областного суда от 20.01.16 № 72–98/2016 работодатель не смог оспорить штраф за невыдачу расчетных листков сотрудникам).

Электронные расчетные листки законны

В письме Минтруда РФ от 21.02.17 № 14–1/ООГ-1560 чиновники разъяснили, что работодатель имеет право уведомлять сотрудников о составе их заработной платы по электронной почте. Трудовому законодательству РФ такой формат ознакомления не противоречит.

Обязательным условием является обновление внутренних локальных актов и положений в связи с возникшими изменениями. Прописать, что расчетные листки будут выдаваться по электронке, можно и коллективном трудовом договоре, и в дополнениях к трудовым соглашениям с каждым работником. Также допустимо изменение утвержденного в компании положения о форме расчетного листка. Изменения нужно закрепить приказом и ознакомить каждого сотрудника под подпись. При этом данные поправки не ухудшают положение подчиненных, а значит, уведомлять их за два месяца до вступления изменений в силу не нужно (ст. 74 ТК РФ).

Стоит отметить, что комментируемое письмо - это первый документ от Минтруда, в котором признана правомерность электронной формы уведомления о частях зарплаты.

Программа для расчета зарплаты «Бухсофт: Заплата и кадры» обеспечит грамотный кадровый учет, а также оперативный и корректный расчет зарплаты с формированием всей необходимой отчетности.

Как выдавать расчетные листки электронно?

В Трудовом кодексе РФ звучит такая формулировка - сообщать сотрудникам о составных частях заработной платы нужно в письменной форме. Иных требований не указано. Таким образом, после отправки расчетки по электронной почте, сотрудники имеют возможность ознакомиться с ее содержанием и распечатать для личного хранения. Требование законодательства о письменном формате будет соблюдено.

Многие компании уже давно и успешно пользуются электронным документооборотом. Кроме электронной почты существуют и другие варианты, например, рассылка расчетных листков в личных сообщениях на компьютеры сотрудников через корпоративный сайт организации или разработка и внедрение программного обеспечения с доступом для каждого работника к личным документам. Стоит отметить, что суды согласны с подобными способами информирования (апелляционное определение Новосибирского областного суда от 05.06.14 № 33–4700/2014).

Конечно, не у каждого сотрудника учреждения есть личный компьютер, персональная электронная почта и доступ в интернет.

Потому бумажный вариант исключать совсем не нужно, трудовому законодательству не будет противоречить, если вы оставите оба варианта уведомления.

Чтобы обеспечить подтверждение выдачи расчеток сотрудникам по электронном почте, в используемой для отправки электронных писем программе нужно настроить обратную отправку сообщений с подтверждением о прочтении. Кроме того, проинструктируйте бухгалтера по зарплате об обязательном сохранении всех отправленных писем, при достаточном накоплении их можно заархивировать и хранить на сервере.

Инструмент позволяет сформировать Расчетные листки сотрудников организаций за произвольный период времени и отправить их на адреса электронной почты сотрудников и/или руководителей.

Для сотрудников формируются краткие расчетные листки, а для руководителя - подробные листки для проведения анализа результатов расчетов, в которых помимо сумм начислений и оплаченного времени выводятся периоды действия начислений и исходные показатели для расчета (тарифные ставки, проценты оплаты и т.п.).

В шапке обработки необходимо выбрать Организацию и Период, за который будут формироваться расчетные листки.

После этого в дереве подразделений флажками помечаются нужные, при этом, автоматически заполняется список рассылки, сотрудниками из выбранных подразделений. В список не попадают увольенные, помещенные в архив или помеченные на удаление сотрудники. Руководители подразделений выделяются жирным шрифтом.

Руководителя подразделения можно задать в справочнике «Подразделения организаций».

Сотрудники, для которых не задан адрес электронной почты, и не удалось определить адрес электронной почты руководителя, выделяются красным цветом.

Адрес электронной почты сотрудника указывается в справочнике «Сотрудники».

Желтым цветом выделяются сотрудики, которым можно отправить расчетные листки, но которые не отмечены соответствующими флажками.

Расчетные листки формируются с использованием алгоритмов отчета «Расчетные листки организации» типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 8.2 и отправляются через стандартный сервис электронной почты конфигурации.

Использования отчета не требует внесение никаких изменений в типовую конфигурацию и никак не влияет на ее обновление.

Использовать инструмент достаточно просто. Существует по крайней мере два способа.

1. Можно каждый раз открывать файл внешней обработки (у пользователя должны быть соответствующие права) через меню «Файл - Открыть».

2. Можно зарегистрировать внешнюю обработку в справочнике «Дополнительные внешние обработки» через меню «Сервис - Дополнительные отчеты и обработки». Пользователь может подключить обработку к конфигурации самостоятельно.

Чтобы подключить новую внешнюю обработку, нужно зарегистрировать ее в указанном справочнике. Для этого из формы списка справочника следует открыть форму регистрации, нажав на кнопку «Добавить». В открывшемся окне нужно указать файл внешней обработки с расширением.epf (кнопка «Заменить файл внешней обработки»). В поле Наименование автоматически отобразится название подключенной внешней обработки, которое можно изменить вручную. В поле Вид нужно выбрать вид обработки «Обработка».

Сведения о подключенных обработках отображаются в форме списка справочника. Для использования подключенной внешней обработки по назначению следует открыть форму списка справочника внешних обработок и дважды щелкнуть мышью по нужной записи.

Новое в версии 2:

1. Теперь обработка совместима как с конфигурацией 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП, так и с 1С:Зарплата и управление персоналом.
2. Добавлена обработка прерывания. Ход формирования и отправки расчетных листков можно прервать нажатием комбинации клавиш Ctrl + Break.
3. Добавлена возможность произвольной сортировки списка отправки.
4. В список отправки добавлены колонки «Емаил сотрудника» и «Емаил руководителя». По умолчанию эти колонки скрыты. При нажатии на список отправки правой клавишей мыши, можно вызвать контекстное меню, которое позволяет настроить сортировку списка, видимость колонок и вывести список на печать.
5. Если сделать двойное нажатие левой клавишей мыши по подразделению, сотруднику или руководителю в списке отправки, то будет открыта форма соответствующего элемента справочника.
6. Доработан индикатор прогресса отправки расчетных листков. Теперь он отображает общий процент выполнения (ранее отдельно отображался ход отправки сотрудникам и отдельно - руководителям).
7. Реализована возможность выбирать тип расчетного листка для сотрудника и тип расчетного листка для руководителя. По умолчанию, для сотрудников формируются краткие расчетные листки, а для руководителя - подробные листки для проведения анализа результатов расчетов, в которых помимо сумм начислений и оплаченного времени выводятся периоды действия начислений и исходные показатели для расчета (тарифные ставки, проценты оплаты и т.п.). Тип расчетных листков можно изменить в настройках.
8. В настройках можно указать формат файла, в который будет записываться сформированный расчетный листок и далее отправляться сотрудникам и/или руководителям. По умолчанию, в качестве формата файла выбран Документ PDF (*.pdf).
9. В теме письма теперь отображается ФИО сотрудника или наименование подразделения, в случае отправки руководителю.
10. Прочие мелкие доработки.

Статья была опубликована в журнале «Кадровые решения» № 6 июнь 2017 .
Все права защищены. Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения статей с сайта разрешается правообладателем только с обязательной ссылкой на печатное СМИ с указанием его названия, номера и года выпуска.

БЕЗ РАСЧЕТНОГО ЛИСТКА НЕ ОБОЙТИСЬ

В соответствии с ч. 1 ст. 136 ТК РФ при выплате заработной платы работодатель обязан извещать каждого работника в письменной форме:

О составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;

О размерах иных сумм, начисленных работнику, в т. ч. денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и др.;

О размерах и об основаниях произведенных удержаний;

Об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Сведения о составных частях заработной платы должны быть доведены до сведения работника посредством предоставления ему расчетного листка. Форма этого документа разрабатывается работодателем самостоятельно (с учетом требований ч. 1 ст. 136 ТК РФ) и утверждается с учетом мнения представительного органа работников (при его наличии) (ч. 2 ст. 136 ТК РФ).

Форма расчетного листка может быть утверждена приказом работодателя или являться приложением к локальному нормативному акту, которым установлена система оплаты труда в организации (например, к положению об оплате труда работников).

Работодатель обязан представлять работникам расчетные листки, чтобы обеспечить им возможность получения достоверной информации о своей заработной плате. Целью является контроль за соблюдением работодателем условий труда, предусмотренных трудовым договором.

КАК ВЫДАВАТЬ РАСЧЕТНЫЕ ЛИСТКИ?

Можно рассылать по электронной почте

Порядок выдачи работникам расчетных листков при выплате заработной платы трудовым законодательством не установлен. Поэтому работодатель должен самостоятельно определить его и закрепить в своих внутренних документах.

Например, такой порядок можно установить в локальном нормативном акте, определяющем форму расчетного листка. Это подтверждают в своих разъяснениях и специалисты Роструда .

Если все работники организации имеют свои адреса рабочей (корпоративной) электронной почты, то расчетные листки можно высылать для ознакомления на них.

Специалисты Минтруда России считают это возможным. По их мнению, порядок извещения работников о составных частях заработной платы необходимо закрепить:

1) в трудовом договоре;

2) коллективном договоре;

3) локальном нормативном акте работодателя (например, в приказе руководителя организации, положении о выдаче расчетных листков работникам).

Если закрепленный порядок предусматривает направление расчетных листков работникам по электронной почте, это не нарушает положений ст. 136 ТК РФ (пример 1).

Судебная практика также подтверждает правомерность применения такого способа извещения работников о составных частях их заработной платы. Судьи не видят нарушения в рассылке расчетных листков по электронной почте .

Порядок выдачи расчетных листков работникам можно прописать в локальном нормативном акте или коллективном договоре более подробно.

Возможна ситуация, когда в организации трудятся работники, не связанные с работой за компьютером (например, обслуживающий персонал — ремонтники, уборщики производственных и служебных помещений и т. п.). В этом случае можно предусмотреть разные способы выдачи расчетных листков (пример 2).

С локальным нормативным актом, коллективным договором, устанавливающим порядок выдачи расчетных листков, работники должны быть ознакомлены под роспись (ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Можно ознакомить с помощью специальной программы

В связи с тем, что трудовым законодательством не регламентирован порядок извещения работников о составных частях заработной платы, работодатели могут использовать различные способы представления работникам расчетных листков.

Организация может воспользоваться такими вариантами ознакомления работников с расчетными листками:

а) предоставление доступа к специальной программе, для чего каждому работнику выдается логин и пароль;

б) предоставление доступа в личный рабочий кабинет работника в интернете.

Не признано судами нарушением также размещение расчетных листков по заработной плате в электронном виде:

В личном рабочем кабинете работника в интернете (Апелляционное определение Верховного суда Республики Коми от 18.02.2013 по делу № 33-1073/2013);

На личной странице работника в интернет-банке (Апелляционное определение Новосибирского областного суда от 05.06.2014 по делу № 33-4700/2014).

Указанные способы извещения работников суды признали соответствующими требованиям трудового законодательства.