Удаление скрытых и персональных данных с помощью проверки документов, презентаций и книг. Хранение метаданных в Excel

Я объединяюсь, выделяются с внешним обслуживанием, которое включает данные о получении из того обслуживания, и показ в превосходят. Я хочу быть в состоянии хранить информацию, я вхожу в Excel. Диапазон объект. Есть ли любая собственность Excel. Диапазон возражает, где можно сохранить метаданные?

Разъясниться, как в Перспективе Перспектива. У TaskItem есть ItemProperties, который является Перспективой. ItemProperty Объект. Так есть ли что-либо подобное как этот в Excel ?

И в противном случае тогда, что лучший способ состоит в том, чтобы сохранить метаданные для Excel. Диапазон?

Править: Я должен упорствовать эта информация о метаданных. Таким образом, если пользователь экономит, завершения, и затем ре открывает учебное пособие, я должен быть в состоянии извлечь эти метаданные из Excel. Объект диапазона (или любая другая собственность)

2 ответы

Так как вам нужна информация, чтобы быть постоянными, я использовал более простой и более четкий подход. Создайте новый WorkSheet, назовите его чем-то как Метаданные (в случае, если вы имеете многократный из этого вида). Установите его в VeryHidden (xlSheetVeryHiddencan"t быть Неспрятанным от с Excel, необходимо не скрыть его от кода):

Xl.XlSheetVisibility.xlSheetVeryHidden

Спасите все свои метаданные для Диапазона R1 в листе метаданных в Диапазоне R1. Ваш код будет очень простым и четким таким образом.

Это может посмотреть что-то как:

Sheet1.Range.Value = SomeValue; Sheet1Metadata.Range.Value = MetaDataOfSomeValue;

Скрытые сведения могут включать:

скрытые данные и персональные данные, к которым не нужно предоставлять общий доступ в Word документах

данные Excel добавляются в книгу при совместной работе с другими людьми

скрытые данные и персональные данные в PowerPoint, которые могут храниться в презентации или в ее метаданных.

сведения о документе и свойства файла в Visio документах

Примечание: Если только вы не отправите свой документ в Майкрософт, нам не будут доступны никакие данные из него.

В этой статье описаны типы данных, которые обычно хранятся в Office документах, чтобы можно было решить, что нужно сохранить и что нужно удалить в документе или метаданных. Некоторые данные, которые Инспектор документов не могут быть удалены, описаны в таблицах с подробными сведениями о Word, Excel и PowerPoint.

Электронную копию документа Word, к которому вы предоставляете доступ к клиентам или коллегам, часто содержат скрытые данные или персональные данные, хранящиеся в самом документе или в свойствах документа или метаданных.

Совет: файл > Печать , щелкните Печать всех страниц и снимите флажок Печать исправлений .

Документы Word могут содержать скрытые и персональные данные следующих типов:

Примечания, пометки режима исправлений, версии и рукописные примечания. Если вы работаете совместно с другими пользователями, чтобы создать документ, документ может содержать такие элементы, как записи исправлений, примечания, рукописные примечания и версии. Эти сведения могут позволить другим людям просматривать имена пользователей, которые работали с документом, комментарии рецензентов и изменения, внесенные в документ, но не в том случае, если вы не хотите предоставлять доступ к ним за пределами вашей команды.

Свойства документа или метаданные включают в себя сведения о документе, такие как автор, тема и заголовок. Свойства документа также включают в себя данные, автоматически сохраняемые программами Office, такие как имя пользователя, сохранившего документ последним, и дата создания документа. Если использовались определенные функции, документ может также содержать различные виды персональных данных, например заголовки сообщений электронной почты, сведения об отправке на рецензирование, маршруты документа и имена шаблонов.

Колонтитулы и подложки. Документы Word могут содержать данные в колонтитулах. Кроме того, возможно, вы добавили подложку в Word документ.

Скрытый текст Word документы могут содержать текст, отформатированный как скрытый текст. Если вы не знаете, есть ли в документе скрытый текст, вы можете использовать Инспектор документов для поиска.

Свойства сервера документов. Если документ был сохранен на сервере управления документами (например, на сайте рабочей области для документов или библиотеке на основе Windows SharePoint Services, документ может содержать дополнительные свойства документа или сведения, связанные с этим расположением сервера.

Пользовательские XML-данные Документы могут содержать пользовательские XML-данные, которые не видны в документе. Инспектор документов можете найти и удалить эти XML-данные.

с помощью инспектора документов

Вы можете использовать Инспектор документов для поиска и удаления скрытых и персональных данных в Word документах. Рекомендуется использовать Инспектор документов перед предоставлением общего доступа к электронной копии документа Word, например во вложении сообщения электронной почты.

Откройте документ Word, который вы хотите проверить на наличие скрытых и персональных данных.

Откройте вкладку Файл , нажмите кнопку Сохранить как и введите имя в поле Имя файла , чтобы сохранить копию исходного документа.

В копии исходного документа откройте вкладку Файл и нажмите кнопку Сведения .

Нажмите Поиск проблем , затем выберите Инспектор документов .

В диалоговом окне Инспектор документов установите флажки для выбора типов скрытых сведений, которые нужно проверить.

Нажмите кнопку Проверить .

Просмотрите результаты проверки в диалоговом окне Инспектор документов .

Нажмите кнопку Удалить все рядом с результатами проверки типов скрытых данных, которые необходимо удалить из документа.

Важно:

• Скрытые данные, удаленные из документа, не всегда можно восстановить с помощью команды Отменить .

  Если вы хотите удалить из документов, сохраненных в формате OpenDocument (ODT), скрытые данные и личные данные, необходимо запускать Инспектор документов каждый раз при сохранении документа в этом формате.

Поиск и удаление инспектора документов в документах Word

В WordИнспектор документов отображается несколько различных инспекторов, позволяющих находить и удалять скрытые данные и персональные данные, специфичные для документов Word. Чтобы получить список различных типов скрытых и персональных данных, которые Инспектор документов может найти и удалить из Word документов, ознакомьтесь с приведенной ниже таблицей.

Примечания:

При совместном использовании электронной копии Excel книги убедитесь, что вы просматриваете книгу на предмет скрытых или персональных данных, которые могут храниться в самой книге или в ее свойствах документа (метаданные).

Инспектор документов в Excel могут помочь вам найти и удалить из книг скрытые данные и персональные данные.

Примечание: Хотя из книг, отправленных другим пользователям, можно удалить скрытые и персональные данные, если книга Excel была сохранена как общая , из нее нельзя удалить примечания, заметки, свойства документа и персональные данные. Чтобы удалить эти данные из общей книги, сначала скопируйте ее и отмените общий доступ к ней .

Поиск и удаление скрытых и персональных данных

Инспектор документов поможет вам найти и удалить скрытые данные и персональные данные в Excel книгах. Рекомендуется использовать Инспектор документов перед предоставлением общего доступа к электронной копии книги, например во вложении электронной почты.

Типы скрытых и персональных данных в Excel

Ниже перечислены некоторые элементы, которые могут быть источником скрытых и персональных данных в книгах Excel.

Если книга была создана совместно с другими пользователями, она может содержать обычные и рукописные примечания. Эти сведения позволяют другим пользователям узнать имена людей, работавших над данной книгой, просмотреть примечания рецензентов и увидеть изменения, внесенные в книгу.

Свойства метаданных и документов в Excel, так же как и в других приложениях Office, включают такие сведения, как автор, тема и заголовок. Office автоматически сохраняет имя пользователя, который последним сохранял книгу, дату создания документа и расположение документа (Excel 2013 или более поздней версии). Возможно, у вас есть дополнительные личные сведения (PII), такие как заголовки электронной почты, сведения о отправке, просмотр и маршруты, свойства принтера (например, путь к принтеру и пароль безопасной печати), а также сведения о пути к файлу для публикации. Веб-страницы.

Колонтитулы. В книгах Excel могут содержаться данные в колонтитулах.

Скрытые строки, столбцы и листы. В книге могут быть скрыты строки, столбцы и целые листы. При распространении копии книги, содержащей скрытые строки, столбцы или листы, другие пользователи могут отобразить их и просмотреть содержащиеся в них данные.

Свойства сервера документов. Книга, сохраненная на сервере управления документами, например на сайте рабочей области для документов или в библиотеке Windows SharePoint Services, может содержать дополнительные свойства документа или сведения о расположении на сервере.

Пользовательские XML-данные. Книги Excel могут содержать пользовательские XML-данные, не отображаемые в самом документе. Инспектор документов можете найти и удалить эти XML-данные.

Невидимое содержимое. Книги могут содержать объекты, отформатированные как невидимые.

Внедренные файлы или объекты. В книгах могут быть внедренные файлы (например, документы Office или текстовые файлы) либо внедренные объекты (например, диаграммы или уравнения), содержащие невидимые данные.

Макросы на основе кода VBA. В книгах могут быть макросы, модули VBA, элементы COM и ActiveX, пользовательские формы или пользовательские функции, которые могут содержать скрытые данные.

Элементы с кэшированными данными. В книгах могут быть кэшированные данные сводных таблиц, сводных диаграмм, срезов, временных шкал и формул кубов, которые могут не отображаться.

Опросы Excel. В книгах могут быть скрытые Excel вопросы опросов, которые были введены в Excel в Интернете и сохранены в книге, но не видны в ней.

Сценарии диспетчера сценариев. В книгах могут быть сценарии, определенные с помощью диспетчера сценариев. Они могут содержать кэшированные или скрытые данные.

Фильтры. В книгах могут быть активные автофильтры или фильтры таблиц, которые могут приводить к сохранению кэшированных или скрытых данных в книгах.

Скрытые имена. В книгах могут быть скрытые имена, которые могут быть источником скрытых данных.

Поиск и удаление инспектора документов в документах Excel

Инспектор документов отображает обнаруженные элементы, которые помогут вам найти и удалить скрытые данные и персональные данные, связанные с Excel книгами. В приведенной ниже таблице перечислены типы скрытых и персональных данных, которые Инспектор документов можно найти и удалить из книг.

Примечания:

В Microsoft Excel Starter 2010 поддерживаются не все функции Excel, перечисленные в таблице.

Если в организации в Инспектор документовбыли добавлены настраиваемые модули, могут быть обнаружены данные дополнительного типа.

Инспектор документов находит перечисленные ниже элементы, которые могут содержать данные, не отображаемые в книге. Удалить их он не способен, так как это может привести к неправильной работе книги. Вы можете просмотреть каждый найденный элемент и решить, следует ли удалить его вручную или заменить его элементом без скрытых данных, например статичным рисунком.

Вы можете найти и удалить скрытые сведения в PowerPoint презентациях с помощью Инспектор документов.

Совет: Если вы просто не печатаете примечания, выберите файл > Печать , щелкните слайды размером во всю страницу и снимите флажок Печать примечаний .

Поиск и удаление скрытых и персональных данных

Типы скрытых и персональных данных

вPowerPoint презентации можно сохранять различные типы скрытых и персональных данных. Несмотря на то, что эти сведения могут быть не видны сразу, они по-прежнему могут быть извлечены из презентации.

Скрытые данные могут включать данные, которые PowerPoint добавить, чтобы предоставить совместный доступ к созданию презентации с другими людьми. К ним также относятся сведения, преднамеренно помеченные как скрытые.

Презентации PowerPoint могут содержать скрытые и персональные данные следующих типов:

Примечания и рукописные примечания. Если презентация была создана совместно с другими пользователями, она может содержать примечания или рукописные примечания. Эта информация позволяет другим пользователям просматривать внесенные изменения и имена пользователей, которые работали над презентацией, а также комментарии рецензентов.

Данные отслеживания исправлений. При совместной работе над общим документом, который хранится в облаке, PowerPoint 2016 для Office 365 сохраняет данные о том, кто и когда внес в документ изменения.

Свойства документа и персональные данные. Свойства документа (метаданные) включают в себя такие сведения о презентации, как имя автора, тема и заголовок. Кроме того, в них содержатся данные, автоматически сохраняемые программами Office, такие как имя пользователя, сохранившего документ последним, и дата создания документа. Если вы использовали определенные функции, документ может также содержать дополнительные личные сведения, например заголовки сообщений электронной почты, данные об отправке на проверку, маршруты документа, пути к принтерам, а также сведения о пути к файлу для публикации веб-страниц.

Невидимое содержимое на слайде. Презентация может содержать объекты, отформатированные как неотображаемые.

Содержимое вне слайда. Презентации PowerPoint могут содержать объекты, которые не отображаются, потому что они были перемещены за пределы слайда. Такими объектами могут быть надписи, картинки, графические элементы и таблицы.

Заметки к презентации. Раздел заметок к презентации PowerPoint может содержать текст, который, возможно, нежелательно предоставлять другим пользователям, особенно если эти заметки создавались исключительно для докладчика.

Свойства сервера документов. Если презентация была сохранена на сервере управления документами, например на веб-сайте рабочей области для документов или в библиотеке Windows SharePoint Services, она может содержать дополнительные свойства или сведения о расположении на сервере.

Настраиваемые XML-данные. Презентации могут содержать пользовательские XML-данные, не отображаемые в самой презентации. Инспектор документов можете найти и удалить эти XML-данные.

Сведения, которые находит и удаляет инспектор документов

В PowerPointИнспектор документов отображается несколько различных инспекторов, позволяющих находить и удалять скрытые данные и персональные данные, специфичные для презентаций PowerPoint. Чтобы получить список различных типов скрытых и персональных данных, которые Инспектор документов может найти и удалить из презентаций, ознакомьтесь с приведенной ниже таблицей.

Если в организации в инспектор документов были добавлены дополнительные модули, можно проверять наличие в презентациях других типов сведений.

Сведения, которые инспектор документов находит, но не может удалить

Инспектор документов находит перечисленные ниже элементы, которые могут содержать данные, не отображаемые в презентации. Удалить их он не способен, так как это может привести к неправильной работе презентации. Вы можете просмотреть каждый найденный элемент и решить, следует ли удалить его вручную или заменить его элементом без скрытых данных, например статичным рисунком.

Инспектор документов и персональные данные

Данные отслеживания изменений, введенные в PowerPoint 2016 сборка 8403 для участников программы предварительной оценки Office 365, иллюстрируют ограничение Инспектор документов. Например, предположим, что Юлия и Линда совместная работа над презентацией A в Office 365. Данные отслеживания исправлений (имена пользователей и время их изменения) добавляются в презентацию. Если после этого Мохаммед открывает презентацию A в PowerPoint 2013 и выполняет Инспектор документов файла для удаления личных данных, Инспектор документов в этой версии PowerPoint не сможет обнаруживать и удалять данные отслеживания изменений, добавленные в презентацию с помощью более поздней версии Office 365PowerPoint, используемой Юлия и Li. нда. Мохаммед не удается удалить данные отслеживания исправлений без обновления до текущей версии PowerPoint а затем запуска Инспектор документов

Вы можете удалить скрытые сведения в Visio, как и в других приложения для Office. Перед тем как приступить к копированию Visio документа, может быть информатиоин, который вы хотите удалить из документа и из свойств файла документа.

Можно легко удалить следующие персональные данные в Visio:

Примечания, вставленные на страницы документа

Имена, инициалы рецензентов и внесенные ими исправления

Пути к наборам элементов

Пути к шаблонам и имена их файлов

Примечание: Если документ опубликован на общем сервере, то при его открытии отображаются сведения о том, кто его открыл, и имя компьютера, на котором хранится файл. Чтобы защитить эти данные, предоставляйте доступ к документам только тем пользователям, которым вы доверяете.

Вы можете найти и удалить скрытые сведения в Visio презентаций, выполнив указанные ниже действия.

Щелкните файл > сведения > Удалить персональные данные .

Откройте вкладку Личные сведения .

Установите флажок Удалить следующие элементы из документа .

Совет: Установите флажок Предупредить в случае повторной вставки этих данных , если вы хотите получать предупреждение при попытке повторно вставить персональные данные.

Чтобы удалить конфиденциальные данные из внешних источников, установите флажок Удалить данные из внешних источников, хранящихся в текущем документе .

Примечание: Этот флажок не позволяет удалить данные, связанные с фигурой. Он удаляет источник данных из схемы, но если данные из него уже находятся в ней, их необходимо удалить вручную.

Обратная связь

Эта статья была обновлена 8 января 2019 в результате ваших замечаний. Если вы нашли эту статью полезной, и, особенно, если вы этого не сделаете, используйте элементы управления отзывом ниже, чтобы не отключать некоторые предложения по конструктиве, чтобы мы могли это улучшить.

Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также (на английском языке).

Всякий раз, когда мы создаем, открываем или сохраняем документ Microsoft Word, в нем записывается дополнительная информация, называемая метаданными. То же самое можно сказать о файлах Microsoft Excel и Microsoft PowerPoint. В определенных ситуациях эти метаданные могут выдать нежелательную информацию о нас и скомпрометировать.

Хотя метаданные и хранятся в неявном виде, ничего криминального в них нет. Они облегчают организацию, хранение, поиск документов, помогают понять их происхождение и назначение. Но бывают такие случаи, что мы не хотим раскрывать имя автора документа, дату создания или редактирования, отправляя файл Word другому человеку.

Чтобы предотвратить возможные неприятные последствия, надо научиться удалять метаданные. Кто знает, в какие руки попадет документ Word с моей фамилией и инициалами, наименованием организации и даже именем компьютера.

Здесь я расскажу о трех способах удаления метаданных из документов Word.

1. Используем встроенные возможности Word / Excel / PowerPoint

Если вы используете Word 2010 или 2013 (Office 2013), то скрытую информацию о себе можно удалить в Инспекторе документов. На вкладке Файл в переходим в раздел Сведения. В группе Подготовка к общему доступу нажимаем на Поиск проблем -> Инспектор документов. Запускаем проверку в Инспекторе документов.

После завершения проверки появится окно с опциями удаления информации. Рядом с «Свойства документа и персональные данные» нажимаем кнопку «Удалить все».

2. Приложение Document Metadata Cleaner

Document Metadata Cleaner - это бесплатная утилита для удаления метаданных из документов Microsoft Word, Excel или PowerPoint. Данное приложение умеет затирать в них фамилию, инициалы, название организации, имя компьютера, имя сетевого сервера или жесткого диска (в зависимости от того, где хранится файл), фамилии предыдущих авторов документа, информацию об изменениях и версиях документа, скрытый текст или ячейки (Excel), комментарии.

3. Программа Doc Scrubber

Doc Scrubber - это еще один бесплатный инструмент анализа и удаления скрытой информации, которая потенциально может скомпроментировать нас. У Doc Scrubber есть два режима работы - в первом он извлекает из документов всю скрытую информацию и показывает ее, а во втором - удаляет метаданные из выбранного документа или группы документов, собранных в одной папке.

Существуют также платные утилиты, помогающие удалить метаданные из документов. Но нужны ли они нам?