Научная конференция

Нау́чная конфере́нция (англ. Academic conference ) - форма организации научной деятельности, при которой исследователи (не обязательно учёные или студенты) представляют и обсуждают свои работы. Обычно заранее (в информационном письме либо стендовом объявлении) сообщается о теме, времени и месте проведении конференции. Затем начинается сбор тезисов докладов и иногда оргвзносов. По своему статусу научная конференция занимает промежуточное положение между семинаром и конгрессом .

Структура научной конференции

• Регистрация участников с раздачей программы конференции (с указанием очередности выступлений)
• Открытие и пленарное заседание с выступлением организаторов конференции
• Работа по секциям или круглым столам с заслушиванием докладов и последующим обсуждением
• Кофе-брейк в середине работы конференции и фуршет или банкет по её окончанию
• Культурные программы (экскурсии) для иногородних гостей
• Публикация сборника научных трудов. Часто сборник выдается участникам конференции при регистрации.

Виды научных конференций

• Научно-теоретическая конференция
• Научно-практическая конференция
• Научно-техническая конференция

См. также

Ссылки

• Научные мероприятия Российской академии наук - Международные, всероссийские и региональные научные и научно-технические совещания, конференции, симпозиумы, съезды, семинары и школы в области естественных и общественных наук.
• Открытый каталог научных конференций, выставок и семинаров .

Wikimedia Foundation . 2010 .

Смотреть что такое "Научная конференция" в других словарях:

Международная научная конференция ГУ ВШЭ по проблемам развития экономики и общества ежегодное научное мероприятие, организуемое Высшей школой экономики. На ней обсуждается широкий круг вопросов в области экономики, социологии, менеджмента,… … Википедия

Международная научная конференция НИУ ВШЭ по проблемам развития экономики и общества ежегодное научное мероприятие, организуемое Высшей школой экономики. На ней обсуждается широкий круг вопросов в области экономики, социологии, менеджмента … Википедия

Выставка и научная конференция "Гидроавиасалон-2010" - Гидроавиасалон проходит в России каждый второй (четный) год, начиная с 1996 г. Основная цель выставки ‑ демонстрация авиации водного и корабельного базирования, показ перспектив её развития и возможностей применения для перевозки пассажиров и… … Энциклопедия ньюсмейкеров

Военно-научная конференция - форма военно научной работы. Проводится в соединениях, объединениях, образовательных и научно исследовательских учреждениях для обсуждения актуальных вопросов защиты и охраны ГГ РФ, охраны внутренних морских вод, территориального моря,… … Пограничный словарь

конференция - проходит действие, субъект проводится научная конференция пассив на ся, организация проходит конференция действие, субъект прошла конференция существование / создание, субъект, факт прошла международная конференция существование /… … Глагольной сочетаемости непредметных имён

Научная конференция большое собрание, совещание представителей разных учреждений, стран, групп. Конференция (интернет) см. Новостная группа Эхоконференция в ФИДО. Веб конференция Видеоконференция общение с обменом звуко и… … Википедия

Стиль этой статьи неэнциклопедичен или нарушает нормы русского языка. Статью следует исправить согласно стилистическим правилам Википедии … Википедия

Конференция - (Conference) Содержание это собрание, совещание представителей каких либо организаций, групп, государств, а также отдельных лиц, ученых для обсуждения определенных вопросов. Конференция это в до 1917 ученый совет при военных академиях.… … Энциклопедия инвестора

Сущ., ж., употр. сравн. часто Морфология: (нет) чего? конференции, чему? конференции, (вижу) что? конференцию, чем? конференцией, о чём? о конференции; мн. что? конференции, (нет) чего? конференций, чему? конференциям, (вижу) что? конференции,… … Толковый словарь Дмитриева

Конференция научная - собрание представителей научных работников. Научная конференция всегда бывает тематической. Она может проводиться в рамках одной научной организации или учебного заведения, на уровне региона, страны, на международном уровне … Исследовательская деятельность. Словарь

Книги

• Россия и тюркский мир. Востоковедение и Африканистика в университетах Санкт-Петербурга, России и Европы. II Международная научная конференция , . Сборник включает материалы П-й Международной конференции "Россия и тюркский мир", которая проходила в Санкт-Петербурге в Библиотеке РАН 5-7 апреля 2006 г. Конференция была приурочена к…
• , Хайтун С.Д.. Труды Годичной (2013 г.) научной конференции Института истории естествознания и техники имени С. И. Вавилова РАН, составившие сборник, суммируют итоги научной работы Института в 2012 г.…

Научные конференции: виды, формы и правила участия

Что такое «конференция»

Особенности научной конференции

Виды конференций

Виды конференций

Этапы организации конференции

Структура конференции (очная форма участия)

Правила участия в конференции

10 причин выступить на конференции с докладом

10. Каталоги научных конференций

11. Благодарю за внимание!

Из года в год ее становится все больше и больше. В каждой стране, городе, научном центре или обычном офисе эта информация приумножается в сотни раз ежесекундно. Этот процесс продолжается века, а сейчас он только набирает темпы. Таким образом, люди имеют возможность накапливать опыт. Но что, если какие-то идеи придут в голову нескольким людям, только в разное время? И они будут работать над ними, не зная, что проблема уже изучена. Чтобы этого избежать, нужен постоянный обмен информацией между людьми одного направления деятельности. С такими целями и проводились первые конференции.

Понятие «конференция» и его возникновение

Конференция - это собрание людей, которые могут быть представителями групп, организаций или государств. Они могут быть просто и собираться для того, чтобы обсудить интересующие их вопросы.

Люди издревле прибегали к такому методу общения и Об этом свидетельствуют записи, которые дошли к нам еще из Древней Греции. Как известно, именно эта страна стала родоначальницей множества современных наук. Сохранившиеся документы говорят нам о том, что первая конференция, которая была зафиксирована документально, проводилась еще в 416 году до н. э. Известный афинский трагик Агафон устроил пир для своих друзей. А какой пир без философских изречений? Поэтому каждый из присутствующих высказывал свое мнение в виде монолога, рассуждая об Эроте - древнегреческом

Простым гражданам в те далекие годы не было времени задумываться над чем-то высоким и философствовать. Поэтому древняя конференция - это собрание, скорее, городской знати, которые и были философами и учеными.

В России до начала XX века, а именно до 1917 года, конференцию определяли как совет профессорского состава в военных академиях.

Цели конференции

Каждая конференция имеет свою цель, в зависимости от того, такая тема будет рассматриваться и что именно организаторы пытаются донести, проводя ее. Но все же имеются общие черты, которые присущи каждой из проводимых конференций.

Цели конференции:

1. Изучение и обсуждение инновационных методов решения поставленной проблемы, результатов практического внедрения их в жизнь.
2. Взаимный обмен накопленной информацией и идеями, поиск еще нераскрытых проблем и совместное их решение путем сотрудничества различных организаций, представленных на конференции.
3. Доклады участников конференций для демонстрации их успехов и достижений (презентации, мастер-классы, практические семинары).
4. Знакомство представителей организаций и установление между ними связи для более четкого результата исследований.

Виды конференций

Конференция - это потребность современного мира, без которой обойтись просто нельзя. Они позволяют рассмотреть вопросы, интересующие присутствующих с разных сторон, что позволяет осмыслить разные пути решения одной и той же проблемы.

Существует несколько видов конференций, и они зависят от выбранного критерия.

Виды конференций (по направлению) - бизнес-конференция, а также научно-практическая конференция.

По территории, которая была охвачена:

Локальная;

Областная;

Национальная;

Национальная с участием представителей других стран;

Международная.

По тематике конференции делятся на:

Тематические (узконаправленные);

Многоцелевые.

Формы конференций

Кроме видов выделяют также и формы, которые присущи конференциям:

1) Очная конференция - это непосредственное участие всех желающих и приезд к месту проведения мероприятия.

2) Заочная - участники сами не приезжают на нее, а отправляют заявки и статьи по почте в оргкомитет.

3) Интернет-конференция проводится на определенном сайте в виде форума, то есть обсуждения насущней проблемы.

Особенности научных конференций

Научные конференции являются одними из самых распространенных. Их цель - собрать в одном месте людей, которые занимаются исследованиями, и обсудить их достижения. Тема, время и место проведения сообщаются обычно заранее. Это оповещение может быть в форме либо либо в форме стендового объявления.

Исследователи, которые собираются представить свой труд, должны заранее предоставить организаторам тезисы своих докладов. Также со всех участников конференции может взыматься взнос.

К этому виду конференций относят и научно-практические. Такие мероприятия отличаются тем, что в их рамках исследователи не просто обсуждают теоретические проблемы и возможные пути их решения, а представляют результаты своей практической деятельности, собственные наработки.

Научная конференция является промежуточным звеном между конгрессом и семинаром, соединяя в себе некоторые особенности и того и другого.

Таким образом, конференции проводят для обмена информацией между людьми и установлением между ними связей. Научные конференции, как один из видов, помогают исследователям рассказать друг другу о своих продвижениях в работе.

Понятие и виды конференций. Конференции - одни из тех мероприятий, без которых сложно себе представить цивилизованный бизнес и науку.

Конференция представляет собой выступления докладчиков по определенной теме. Цель конференции - обсуждение и решение различных проблем. Практически конференция является совещанием или собранием производственной группы и может быть организована территориально как в одном, так и в разных местах (распределенная конференция). Существует также популярный формат аудио- или видеоконференций, проводящихся на расстоянии и позволяющих порой значительно сэкономить средства на организацию мероприятия.

Обычно конференция «привязана» к определенной теме. Научная конференция, как правило, посвящена научной теме, ее участники - представители науки и студенты.

Основные задачи деловой конференции - укрепление деловых связей, бизнес-знакомства и презентации новых бизнес-решений. Пресс-конференции направлены на представителей прессы и различных каналов коммуникаций и посвящаются определенной теме. На пресс-конференциях журналисты имеют возможность задавать вопросы гостям конференции.

Существуют также другие виды конференций. Бизнес-конференции - это один из видов конференций, на которых обсуждаются: проблемы, затрагивающие представителей определенных отраслей и направлений; особенности действующего Законодательства и предложения по его совершенствованию; политика государства в отношении определенных отраслей; практика работы лучших компаний отрасли и т.п. отличие от семинаров и тренингов, на бизнес-конференциях рассматриваются не только известные, проверенные результаты, но и новые бизнес-предложения, идеи. процесс проведения бизнес конференций состоит из множества мелочей, ни одну из которых нельзя упустить.

Организация и проведение конференций, техническое и организационному обеспечению семинаров и конференций различной степени сложности: бронирование конференц-зала для проведения мероприятия и гостиничных номеров для приезжих делегатов, оформление помещений для мероприятия, согласно фирменному стилю компании-организатора организация питания техническое обеспечение конференции разработка и воплощение в жизнь концепции мероприятия подготовка и печать пресс-китов фотосъемка и видеосъемка развлекательная программа Пресс-конференции представляют собой весьма эффективный метод передачи информации прессе и другим СМИ. Пресс-конференции как метод общения со средствами массовой информации (если пользоваться им разумно) дают весьма положительные результаты.

Встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур традиционно называется пресс- конференциями.

Этим термином обходятся и в тех случаях, когда журналистский корпус представляет телевидение и радио. Таким образом, основное назначение пресс-конференций состоит в адресном распространении информации (новостей, документации, фотографий) среди редакций СМИ. А потому, чтобы созвать пресс-конференцию необходим повод, важная тема, по которой у журналистов могут возникнуть вопросы.

Ни в коем случае нельзя созывать пресс-конференцию только для того, чтобы распространить какой-нибудь документ или информацию, это можно прекрасно сделать и через пресс-релиз. Подобного рода общения ускоряют поступление информации в редакции, отличаются авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений. Важное преимущество пресс-конференций состоит в том, что всегда возможна проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета новостей, помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений). Ну, а приглашение признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, дает дополнительную возможность для комментирования предлагаемой информации.

Подготовка пресс-конференции предусматривает согласование ряда организационно-технических и творческих вопросов. Прежде всего, необходимо определить день и точное время проведения встречи с журналистами с учетом существующего графика выпуска в свет большинства газет.

Приглашение на пресс-конференцию рассылаются секретарем по редакциям, как правило, за неделю. Чаще всего приглашения высылаются по факсу. Если необходимо срочно оповестить представителей печати о пресс-конференции, можно обзвонить редакторов отделов новостей персонально. Но иногда обращаются в информационные агентства с просьбой объявить время и место проведения пресс-конференции в материалах, которые рассылаются газетам по каналам телетайпной связи.

Если в приглашении будет обозначена просьба сразу подтвердить участие, то организаторы будут заранее знать, сколько журналистов будут присутствовать в зале, на сколько персон готовить фуршет или коктейль (специалисты отмечают, что чаще всего на пресс-конференцию приходит лишь одна треть приглашенных журналистов). Кстати, если фуршет или коктейль намечается, в приглашении принято упоминать об этом. В приглашении также необходимо четко указать тему и, по возможности, имена основных докладчиков.

Желательно также сообщить некоторые подробности, которые могли бы убедить редактора в целесообразности освещения события, но не следует сообщать слишком много деталей, поскольку в этом случае может отпасть необходимость в присутствии на пресс-конференции. Если пресс-конференция представляет общий интерес, необходимо подобрать день и время, которые бы устроили все органы печати. Утренние газеты не любят публиковать материалы, которые накануне были напечатаны вечерними газетами, или о которых сообщалось вечерних выпусках радио- и телепрограмм. Обычно пресс-конференции назначают на 11.00 - 11.30 или на 14.30 - 16.00. Если речь идет о какой-то технической теме, то, возможно, будет лучше провести пресс-конференцию в утренние часы, чтобы дать время ежедневным изданиям подготовить развернутое сообщение.

Очень важно выбрать также подходящий день. В некоторых случаях выбора нет, поскольку заявление должно быть сделано в определенный день. Там же, где есть возможность выбора, нужно позаботиться о том, чтобы не произошла накладка, и пресс-конференция не совпала с каким-нибудь другим важным событием, которое может отвлечь внимание журналистов и затмить сообщения о пресс-конференции в печати.

Пятница - всегда неудачный день для организации подобного рода встреч. Каждая пресс-конференция имеет свой план, свою структуру, включающую последовательность ряда событий. Сценарий пресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей встречи с указанием исполнителей и времени (вплоть до минут), отводимого на каждую из частей единого мероприятия: открытие, представление хозяев (устроителей) пресс-конференции; вступительное слово ведущего; выступления (информационные сообщения); вопросы и ответы; закрытие; неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и т.п. Общая продолжительность пресс-конференции недолжна превышать 30-50 минут.

Важно также на подготовительном этапе пресс-конференции проверить готовность всех подразделений, для этого необходимо провести репетицию всех участников.

Особенную важность репетиция представляет в случае, если участники пресс-конференции новички, впервые выходящие навстречу с журналистами. Однако и для искушенных в этом деле асов пресс-конференций репетиция необходима, если намечается телевизионная трансляция. Во время репетиции проверяется готовность средств связи, выбирается режим освещения площадки, интерьер (со столом президиума), ракурсы съемок, микрофоны в зале и прочее.

Очень важно также прорепетировать вопросы и ответы, что можно осуществить с помощью привлечения статистов. Выступления на пресс-конференции готовятся заранее. Они могут быть просто зачитаны, выучены наизусть или произнесены в импровизированной форме. Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс-конференции. Общественно-политическая проблематика требует развернутого заявления с обоснованием позиции, сообщением новой информации, подробностей и деталей. Организаторами пресс-конференций заранее готовится информационный пакет документов (пресс-кит), подбор их в папки.

В пакет документов входят пресс-релизы, тематические обзоры печати по теме пресс-конференций, справочные материалы, официальные документы, относящиеся к теме встречи, комментарии экспертов. Тексты выступлений (заранее отпечатанные) размещают на специальном столике, или на информационном стенде. Их также включают в информационный пакет документов. Для пресс-кита чаще всего используется фирменная папка.

Пакет документов (пресс-кит) вручается журналистам в зале пресс-конференции, а также рассылается по редакциям аккредитованных журналистов, не сумевших прийти на встречу с устроителями пресс-конференцию. 2 Организация и проведение конференций 2.1

Конец работы -

Эта тема принадлежит разделу:

Возможности конференции как коммуникативного канала

Основное назначение конференций состоит в адресном распространении информации (новостей, документации, фотографий) среди групп общественности.. Подобного рода общения ускоряют поступление информации, отличаются.. Сейчас, когда информационное пространство становится все более насыщенным, когда компании вынуждены бороться с..

Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ:

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Введение

Ежегодно в мире проводятся сотни тысяч деловых мероприятий различного формата: визиты, конгрессы, конференции, симпозиумы, семинары, деловые встречи и т.п. Организация конференций, конгрессов и иных событий международного и регионального уровня представляет собой самостоятельное направление в области деловых услуг.

Один из эффективнейших способов передачи информации для общественности, прессы, телевидения, радио - это организация и проведение конференций.

Основное назначение конференций состоит в адресном распространении информации (новостей, документации, фотографий) среди групп общественности, редакций СМИ. А потому, чтобы созвать конференцию, необходим повод, важная тема, по которой у участников и журналистов могут возникнуть вопросы. Подобного рода общения ускоряют поступление информации, отличаются авторитетностью источников сведений и новостей, достоверностью сведений. Важное преимущество конференций состоит в том, что всегда возможна проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета сведений и новостей, помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений). К тому же приглашение признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, дает дополнительную возможность для комментирования предлагаемой информации.

Сейчас, когда информационное пространство становится все более насыщенным, когда компании вынуждены бороться с финансовым кризисом, очень важной становится изучение возможностей такого коммуникативного канала как конференция.

Цель работы - исследовать процесс организации конференции.

Для достижения цели поставлены следующие задачи:

В ходе исследования были изучены работы как отечественных авторов, так и зарубежных специалистов. Хотелось бы отметить работу М.В. Гундарина «Теория и практика связей с общественностью: основы медиа-рилейшнз», в которой обобщен теоретический и практический материал, посвященный правилам подготовки и проведения пресс-конференций, хотя многое из теоретического материала взято из работ Варакуты С.А., Егорова Ю.Н «Связи с общественностью», Кондратьева Э.В., Абрамова Р.Н. «Связи с общественностью».

Исходя из всего вышесказанного логичной представляется следующая структура работы: введение, основная часть, заключение и список литературы.

Общая характеристика конференций

Понятие и виды конференций

Конференции - одни из тех мероприятий, без которых сложно себе представить цивилизованный бизнес и науку. Конференция представляет собой выступления докладчиков по определенной теме.

Цель конференции - обсуждение и решение различных проблем. Практически конференция является совещанием или собранием производственной группы и может быть организована территориально как в одном, так и в разных местах (распределенная конференция). Существует также популярный формат аудио- или видеоконференций, проводящихся на расстоянии и позволяющих порой значительно сэкономить средства на организацию мероприятия.

Обычно конференция «привязана» к определенной теме. Научная конференция, как правило, посвящена научной теме, ее участники - представители науки и студенты.

Основные задачи деловой конференции - укрепление деловых связей, бизнес-знакомства и презентации новых бизнес-решений. Пресс-конференции направлены на представителей прессы и различных каналов коммуникаций и посвящаются определенной теме. На пресс-конференциях журналисты имеют возможность задавать вопросы гостям конференции. Существуют также другие виды конференций.

Бизнес-конференции - это один из видов конференций, на которых обсуждаются:

проблемы, затрагивающие представителей определенных отраслей и направлений;

особенности действующего Законодательства и предложения по его совершенствованию;

политика государства в отношении определенных отраслей;

практика работы лучших компаний отрасли и т.п.

отличие от семинаров и тренингов, на бизнес-конференциях рассматриваются не только известные, проверенные результаты, но и новые бизнес-предложения, идеи.

процесс проведения бизнес конференций состоит из множества мелочей, ни одну из которых нельзя упустить.

Организация и проведение конференций, техническое и организационному обеспечению семинаров и конференций различной степени сложности:

бронирование конференц-зала для проведения мероприятия и гостиничных номеров для приезжих делегатов,

оформление помещений для мероприятия, согласно фирменному стилю компании-организатора

организация питания

техническое обеспечение конференции

разработка и воплощение в жизнь концепции мероприятия

подготовка и печать пресс-китов

фотосъемка и видеосъемка

развлекательная программа

Пресс-конференции представляют собой весьма эффективный метод передачи информации прессе и другим СМИ. Пресс-конференции как метод общения со средствами массовой информации (если пользоваться им разумно) дают весьма положительные результаты.

Встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур традиционно называется пресс-конференциями. Этим термином обходятся и в тех случаях, когда журналистский корпус представляет телевидение и радио.

Таким образом, основное назначение пресс-конференций состоит в адресном распространении информации (новостей, документации, фотографий) среди редакций СМИ. А потому, чтобы созвать пресс-конференцию необходим повод, важная тема, по которой у журналистов могут возникнуть вопросы. Ни в коем случае нельзя созывать пресс-конференцию только для того, чтобы распространить какой-нибудь документ или информацию, это можно прекрасно сделать и через пресс-релиз. Подобного рода общения ускоряют поступление информации в редакции, отличаются авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений. Важное преимущество пресс-конференций состоит в том, что всегда возможна проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета новостей, помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений). Ну, а приглашение признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, дает дополнительную возможность для комментирования предлагаемой информации.

Подготовка пресс-конференции предусматривает согласование ряда организационно-технических и творческих вопросов.

Прежде всего, необходимо определить день и точное время проведения встречи с журналистами с учетом существующего графика выпуска в свет большинства газет.

Приглашение на пресс-конференцию рассылаются секретарем по редакциям, как правило, за неделю. Чаще всего приглашения высылаются по факсу. Если необходимо срочно оповестить представителей печати о пресс-конференции, можно обзвонить редакторов отделов новостей персонально. Но иногда обращаются в информационные агентства с просьбой объявить время и место проведения пресс-конференции в материалах, которые рассылаются газетам по каналам телетайпной связи.

Если в приглашении будет обозначена просьба сразу подтвердить участие, то организаторы будут заранее знать, сколько журналистов будут присутствовать в зале, на сколько персон готовить фуршет или коктейль (специалисты отмечают, что чаще всего на пресс-конференцию приходит лишь одна треть приглашенных журналистов). Кстати, если фуршет или коктейль намечается, в приглашении принято упоминать об этом.

В приглашении также необходимо четко указать тему и, по возможности, имена основных докладчиков. Желательно также сообщить некоторые подробности, которые могли бы убедить редактора в целесообразности освещения события, но не следует сообщать слишком много деталей, поскольку в этом случае может отпасть необходимость в присутствии на пресс-конференции.

Если пресс-конференция представляет общий интерес, необходимо подобрать день и время, которые бы устроили все органы печати. Утренние газеты не любят публиковать материалы, которые накануне были напечатаны вечерними газетами, или о которых сообщалось вечерних выпусках радио- и телепрограмм. Обычно пресс-конференции назначают на 11.00 - 11.30 или на 14.30 - 16.00. Если речь идет о какой-то технической теме, то, возможно, будет лучше провести пресс-конференцию в утренние часы, чтобы дать время ежедневным изданиям подготовить развернутое сообщение.

Очень важно выбрать также подходящий день. В некоторых случаях выбора нет, поскольку заявление должно быть сделано в определенный день. Там же, где есть возможность выбора, нужно позаботиться о том, чтобы не произошла накладка, и пресс-конференция не совпала с каким-нибудь другим важным событием, которое может отвлечь внимание журналистов и затмить сообщения о пресс-конференции в печати. Пятница - всегда неудачный день для организации подобного рода встреч.

Каждая пресс-конференция имеет свой план, свою структуру, включающую последовательность ряда событий. Сценарий пресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей встречи с указанием исполнителей и времени (вплоть до минут), отводимого на каждую из частей единого мероприятия: открытие, представление хозяев (устроителей) пресс-конференции; вступительное слово ведущего; выступления (информационные сообщения); вопросы и ответы; закрытие; неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и т.п. Общая продолжительность пресс-конференции недолжна превышать 30-50 минут.

Важно также на подготовительном этапе пресс-конференции проверить готовность всех подразделений, для этого необходимо провести репетицию всех участников. Особенную важность репетиция представляет в случае, если участники пресс-конференции новички, впервые выходящие навстречу с журналистами. Однако и для искушенных в этом деле асов пресс-конференций репетиция необходима, если намечается телевизионная трансляция. Во время репетиции проверяется готовность средств связи, выбирается режим освещения площадки, интерьер (со столом президиума), ракурсы съемок, микрофоны в зале и прочее. Очень важно также прорепетировать вопросы и ответы, что можно осуществить с помощью привлечения статистов.

Выступления на пресс-конференции готовятся заранее. Они могут быть просто зачитаны, выучены наизусть или произнесены в импровизированной форме. Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс-конференции. Общественно-политическая проблематика требует развернутого заявления с обоснованием позиции, сообщением новой информации, подробностей и деталей.

Организаторами пресс-конференций заранее готовится информационный пакет документов (пресс-кит), подбор их в папки. В пакет документов входят пресс-релизы, тематические обзоры печати по теме пресс-конференций, справочные материалы, официальные документы, относящиеся к теме встречи, комментарии экспертов. Тексты выступлений (заранее отпечатанные) размещают на специальном столике, или на информационном стенде. Их также включают в информационный пакет документов. Для пресс-кита чаще всего используется фирменная папка. Пакет документов (пресс-кит) вручается журналистам в зале пресс-конференции, а также рассылается по редакциям аккредитованных журналистов, не сумевших прийти на встречу с устроителями пресс-конференцию.